电子I-9表格处理不当或成特朗普政府下雇主面临的又一移民合规风险

美国总统唐纳德·特朗普（Donald Trump）对打击非法移民的计划毫不掩饰，雇主们对此高度关注。本届政府已开始进行工作场所突击检查，相关利益方预计针对I-9表格（用于核实员工是否有资格在美国工作的文件）的审计将增加。

然而，在特朗普就职后的几天内，移民合规领域的声音越来越多地敲响警钟，指出许多雇主可能未意识到的一个隐患：他们的I-9表格供应商。

I-9表格的电子化进程

I-9表格合规涉及多个变量，其中之一是表格的填写方式。雇主和雇员都必须完成表格的特定部分。传统上，雇主代表会与新员工面对面坐下，收集并审查员工的身份和就业授权证明文件，这些文件可能包括政府身份证、护照、绿卡或类似证件的某种组合。

但近年来，该流程的某些环节已变得更加电子化，部分原因是COVID-19疫情。2020年，美国移民与海关执法局（ICE）暂时允许雇主远程审查授权文件。随后，ICE于2023年将远程授权设为E-Verify良好信誉参与者的永久选项。

据背景调查服务商SafestHires（其自身不提供I-9产品）的客户经理David Adams称，早在疫情之前，辅助I-9表格填写和记录保存的电子解决方案就已日益普遍。这些工具由HR信息系统供应商、律师事务所和其他第三方提供，其卖点是简化对雇主而言可能耗时耗力的流程。

Adams及其他与HR Dive交流的人士表示，他们在看到多个平台生成的电子I-9不符合联邦法规后感到担忧——这为特朗普政府可能发现的违规行为埋下了隐患。

两个主要问题

Adams表示，HR团队面临两个主要担忧领域。第一，I-9供应商软件可能预填I-9表格的某些部分，例如员工的个人信息。

根据ICE和美国司法部发布的联合指导，使用I-9软件程序的雇主不得使用从外部来源（如员工的工作申请）收集的员工信息预填I-9表格。雇主也不得代员工完成I-9表格，除非他们作为准备者或翻译协助员工填写表格第1部分（员工在此输入信息和证明）。

第二个担忧领域是使用软件程序在纸质I-9表格上附加员工电子签名的问题。问题在于，使用电子签名需要遵守一系列美国国土安全部（DHS）的标准，这些标准与适用于纸质I-9的标准不同，这可能使雇主实际上不合规。

Adams表示，虽然I-9供应商不太可能故意发布不合规产品，但仅凭供应商声称产品合规是不够的。HR团队必须提出正确的问题，不能假设合规；“你需要审视你的系统。”

事实上，数字表格所需的额外合规措施多种多样。例如，DHS法规要求雇主保留电子I-9的“审计跟踪”，即显示对特定表格采取过哪些操作的记录，Holland & Hart律所合伙人Chris Thomas表示。他补充说，即使供应商保留了审计跟踪，其质量也可能不足以满足DHS标准。

DHS法规还规定，雇主必须实施电子记录安全计划，该计划需：

• 确保只有授权人员才能访问电子记录。
• 提供记录的备份和恢复，以防止信息丢失，例如在断电期间。
• 确保员工接受培训，以最大限度地降低未经授权或意外更改或删除电子记录的风险。
• 确保每当电子记录被创建、完成、更新、修改、变更或更正时，都会创建一份安全且永久的记录，其中包含访问日期、访问电子记录的个人身份以及所采取的具体操作。

员工的证明也可能引发合规问题。DHS要求用于捕获证明的电子系统必须包含一种方法，以显示员工已签署并阅读了证明。签名必须在交易时附加，系统必须创建并保存记录以验证签名者的身份。

但Thomas表示，他审查过的几个电子I-9系统并未包含此类证明。该要求可以通过一个小复选框部分满足，员工可勾选以确认已阅读证明并输入签名。“法律明确规定，如果系统没有这一点，那么在DHS看来，I-9表格根本不存在，”Thomas补充道。“许多供应商没有这种证明。”

联邦执法机构此前曾对使用不合规电子I-9系统的雇主采取行动。Adams指出，2010年，ICE因零售商Abercrombie & Fitch公司电子I-9验证系统的技术缺陷，对其处以超过100万美元罚款。

Adams表示，特朗普政府类似的执法行动可能让雇主付出高昂代价。1月2日，DHS公布了通胀调整后的民事罚款金额，其中I-9表格文书违规的罚款上限从每次违规2,789美元提高至2,861美元。

“如果表格不合规，你将付出巨额代价，”Adams说。

“所有人都处于瞄准范围内”

与HR Dive交流的管理方律师们基本同意，电子I-9合规是特朗普政府下雇主的一个担忧点。Thomas表示，他曾与ICE特工交谈，特工确认该机构计划对电子I-9供应商不合规的雇主采取执法行动。

ICE未回应多次关于其电子I-9合规执法计划的评论请求。

特朗普第二任期第一天就签署了多项旨在减少非法移民的行政命令，包括一项宣布美墨边境进入紧急状态的命令，以及另一项旨在防止大规模移民和重新安置的命令。另一项名为“保护美国人民免受入侵”的命令指示DHS“采取一切适当行动，大幅增加可执行移民官员职责的特工和官员数量”。

Thomas表示，鉴于ICE的30个地区国土安全调查特别负责办公室中，可用于进行I-9审计的特工数量有限，上述最后一项命令可能尤为重要。他指出，该机构曾与现场承包商合作以加快大规模审计的速度，并可能为此设定配额。

“他们将竭尽全力打破美国的就业磁石，”Thomas说。“所有人都处于瞄准范围内。”

即使员工有资格在美国工作，I-9审计发现错误的风险仍然存在，Balch & Bingham律所合伙人Doug Kauffman表示，因为系统仍可能被认定为不合规。

现在该做什么

Kauffman表示，HR团队必须主动确保其供应商了解DHS法规；“ICE不会让你轻易脱身。”

更进一步可能是值得的：“雇主不应假设其软件解决方案是合规的，”BAL律所高级助理Eileen Lohmann表示。“独立审查他们使用的每个电子解决方案以确保其符合法规非常重要。雇主始终要对I-9表格上的任何错误负责。”

在帮助雇主选择不同的I-9供应商提案时，Kauffman表示他“每次都关注法规”，因为这是ICE评估雇主时的重点。他还关注供应商在客户接受ICE审计时会做什么，以及他们的流程和程序如何确保客户在三个工作日内获得ICE要求的材料（包括审计跟踪）。

“如果我们无法向ICE提供这些材料，那对我们没有多大帮助，”Kauffman说。

Lohmann同样建议雇主考虑供应商在审计时的流程。她还建议雇主主动进行内部I-9审计，以了解ICE可能发现什么。这可能涉及在外部律师协助下或不协助下检查一部分I-9表格。“即使是较小范围的审查，也能让雇主纠正错误并降低未来的风险敞口，”Lohmann说。