在近期举行的佛罗里达州律师协会会议上，劳动法律师向与会者指出，过去数年间职场情境已发生显著变化，尤其在心理健康议题方面尤为突出。

有鉴于此，演讲者讨论了人力资源专业人士在迈入新一年时应牢记的一些最佳实践。这些实践本身并不陌生，关键在于确保其被恰当地应用于当前的情境之中。

1. 明确可选应对方案

据美国国家精神疾病联盟（National Alliance on Mental Illness）统计，每年有五分之一美国成年人经历精神疾病。GrayRobinson律师事务所股东Stephanie Marchman在演讲开场时提醒与会者注意这一数据。Marchman在后续邮件中向HR Dive表示：“鉴于心理健康问题在人群中的普遍性，我们经常遇到员工因精神疾病而需要FMLA休假、合理便利或员工援助计划（EAP）协助的情况。”

Marchman解释称，人力资源部门及一线管理者必须懂得如何处理此类问题，“因为这既影响生产力，也关乎雇主对员工福祉的关切。”

她向与会者强调，当问题出现时，人力资源部门应审慎考虑后续步骤。也就是说，雇主必须在个体权利与其他员工权利之间取得平衡。如果员工不构成直接威胁而雇主行动过快，可能招致责任；反之，若行动不够迅速，同样可能面临法律风险。

Marchman指出，行为上的显著变化，如情绪波动或愤怒爆发，可作为判断因素。人力资源部门随后可评估各项选项，包括安排员工接受适岗体检。根据美国平等就业机会委员会（EEOC）的指引，在《美国残疾人法》下，此类体检“仅在基于客观证据合理认为某员工因医疗状况无法履行核心工作职能或构成直接威胁时方可进行”。

Marchman提供了一个假设情境：一名员工在母亲去世后休假，返岗后有传言称其因抑郁症请假。一名同事向人力资源部门报告，称听他人说该员工自言自语并威胁伤害他人。该同事并未亲眼目睹此行为，但表达了对其自身安全的担忧。

在该假设情境中，人力资源部门进行了调查，但无人证实该员工发表过上述言论，且其经理报告其工作表现令人满意。Marchman解释，根据EEOC规定，由于同事的信息基于传言且无法证实，人力资源部门不得要求该员工接受适岗体检。然而，Marchman指出，人力资源部门可以与该员工沟通以确认其状态（但不得讨论其健康状况或可能的残疾），并提醒其可利用现有资源，包括EAP。

2. 切勿仓促推进互动流程

Jackson Lewis律师事务所律师Brian L. Hayden提出了另一个假设情境：若员工因认为某同事加剧了其心理健康问题而希望远程办公，人力资源部门应如何应对？

Hayden的讲义说明，因健康状况而改变工作环境可构成合理便利。他向与会者建议，在此情境下，若人力资源部门认定远程办公不可行，但存在空置办公室，可提议让该员工在该空间工作。

Hayden指出，一旦员工提出便利请求，核心便在于互动流程。该流程可能耗时超出预期，但人力资源部门不应仓促推进。

Hayden在给HR Dive的邮件中表示，若人力资源部门怀疑员工请求的真实性，不应向员工透露此疑虑。相反，人力资源部门应要求员工提供医疗文件，以支持其便利请求的必要性，并证明该便利将使其能够履行工作的核心职能。

3. 确保主管与经理接受充分培训

Hayden强调，主管和经理必须懂得如何识别ADA合理便利请求及《家庭与医疗休假法》休假请求，这一点极为重要。他在邮件中解释：“经理处于第一线，若问题未被及时发现，往往在此萌芽并恶化。”Hayden写道，培训内容应包括如何识别潜在问题，即使员工未使用“ADA”、“FMLA”或“合理便利”等术语。

他补充道，远程办公并不会改变这一分析逻辑，但可能要求投入更多精力以保持与员工状况的紧密联系和同步。

Marchman向HR Dive表示，识别心理健康问题同样如此。她指出，主管应定期与远程办公员工进行沟通检查，因为与在办公室相比，他们与员工的互动可能较少。

Marchman称，主管还应留意与面对面互动时相同的信号。除了行为和举止变化外，还应关注生产力下降和工作表现问题。Hayden补充道，主管还应留意员工将不佳表现归因于抑郁或焦虑的言论，以及提及相关治疗情况的表述。

4. 严谨对待文档记录

Weiss Serota Helfman Cole and Bierman律师事务所合伙人Alison F. Smith在演讲中强调，雇主需要维护清晰、更新及时且易于查阅的政策——最好收录于员工手册中。

Hayden指出，就ADA而言，职位描述也必须保持更新，以便员工知晓工作的核心职能，同时雇主在必要时拥有文件依据，以支持其关于员工未能履行这些职能的立场。

Smith向HR Dive表示，严谨的文档记录是人力资源部门的另一项必备工作。Smith称，不当行为及雇主的应对措施均需记录在案。她还建议记录口头训诫，因为这是迈向渐进式纪律处分的第一步，并能削弱员工声称遭受不公平或过度严厉对待的主张。

Smith补充道，对于厌恶文档记录的主管，人力资源部门最具说服力的做法是提供具体实例说明其重要性。人力资源部门还可强调，作为公司的延伸，主管可能承担个人责任、收到传票或被要求出庭作证。她表示：“这通常能引起他们的重视。”

5. 理解潜在风险

一位与会者表示，人力资源专业人士必须理解并传达当前面临的风险，这一点至关重要。佛罗里达州帕斯科县人力资源总监Barbara Hitzemann曾就读法学院，她表示虽然这并未改变她看待人力资源工作的方式，但“在与对方律师进行争论或讨论时，这无疑为我增添了很大的可信度”，她在接受HR Dive邮件采访时写道。

她强调：“我确实认为理解真正的风险所在至关重要。”这意味着要明白哪些行为可能导致诉讼、哪些不会，从而使人力资源部门能为组织做出更优决策。Hitzemann指出，人力资源专业人士最大的错误之一，是未能认识到“基于工作表现、行为等对员工区别对待是完全合法的”——并且未能制定允许这样做的政策。